Distance Working Management: 7 consigli (indispensabili) per team più efficienti

Sette consigli efficaci e indispensabili per gestire al meglio un team, da remoto e in presenza. E’ il Distance Working Management, ovvero la gestione dei collaboratori in modalità smart working. E la figura del manager è al centro del processo organizzativo.

Smart working, la leadership che fa la differenza

Quando una squadra perde o vince la colpa o il merito è dell’allenatore o della squadra? Quando le performance dei collaboratori sono basse o sono alte, la colpa o il merito è del manager o dei collaboratori? Questo costituisce un annoso dilemma per gli studi sul management e si ripropone tal quale nello Distance Working Management.

Questionari, test, assessment cercano di predire le performance dei collaboratori a partire dai livelli delle loro soft skill, come se le performance dipendessero esclusivamente da queste. Al contrario, il numero di questionari, test, assessment è di gran lunga inferiore per il lato manageriale. Anche lo smart working risente di pregiudizi di questo tipo. In giro si trovano tanti suggerimenti per lavorare meglio da casa, per migliorare le performance dei collaboratori.

Ma in che modo la leadership influisce sui collaboratori che lavorano da remoto? Ora, manager e collaboratori costituiscono una squadra. Le squadre lavorano che c’apri apri apri a fare bene se ciascuno fa al meglio la propria parte e soprattutto se la sinergia funziona.

Quindi la domanda è: in che modo un manager può sostenere lo sforzo costante e prolungato dei collaboratori in smart working?Per rispondere a questa domanda, abbiamo elaborato sette suggerimenti strategici.

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1. Battere il tempo al team

Tutti ricordiamo i mitici fratelli Abbagnale, vincitori di due ori olimpici e sette mondiali di canottaggio. E con loro ricordiamo con altrettanto affetto il timoniere Giuseppe Di Capua, colui che teneva il tempo e batteva il ritmo delle remate in relazione all’obiettivo di vincere la gara. Ecco, il manager può fare lo stesso: battere il tempo al team in relazione agli obiettivi. In che modo? Condividendo, almeno una volta a settimana, una mail al proprio team (i primi riporti) in cui vengono descritti:

• gli step/obiettivi/successi raggiunti la settimana precedente
• i lavori in corso, gli step/obiettivi attesi per la settimana successiva.

Questo contribuisce a prevenire la naturale entropia, la naturale dispersione che il lavoro di team implica e che a maggior ragione è amplificata nel distance working.

2. Sollecitare lo spirito di squadra nel Distance Working Management

Su questo i piloti di Formula 1 e di Moto GP possono insegnarci molto. Sono loro al centro dell’attenzione, loro le star, loro che rischiano la vita in prima persona. Ma quando parlano della gara appena svolta parlano sempre al plurale: Potevamo far meglio, Siamo stati bravi, Avevamo preso la pole position, ecc.

E questo non è un vezzo da vip, ma la consapevolezza che la vittoria si costruisce con il lavoro di squadra e che tutti i membri della squadra sono importanti, dalle persone che si occupano delle pulizie, ai meccanici, agli allenatori, ai giocatori, ai nomi più noti. Ed è per questo che semplicemente ringraziare il team per gli obiettivi raggiunti quando se ne presenta l’occasione ricorda a tutti che la squadra c’è e che siamo un team.

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3. Personalizzare la comunicazione

Curare le relazioni con i collaboratori aiuta, per l’appunto, la collaborazione. E il distance working può favorire la sensazione di un certo “raffreddamento emotivo”. Ci si vede meno, si parla di più di solo lavoro, si parla di meno di altro, la possibilità di condividere un caffè assieme diventa improbabile. Allora diviene ancora più necessario tenere costante la frequenza dei rapporti individuali vis à vis con ciascuno (primi riporti).

Cosa significa? Significa usare strumenti più “caldi”, differenti dalla video comunicazione ufficiale aziendale, ossia lo smartphone, per fare:

• video call brevi settimanali
• video call lunghe mensilmente
• incontri in presenza 1 to 1 programmati.

Il beneficio è incrementare il senso di reciprocità e il senso di vicinanza, importantissimi per fare squadra.

Tutti commettono errori, ma pochi
hanno il coraggio di ammetterli e correggersi.
E il primo a non farlo, purtroppo,
spesso è proprio il manager.

4. Riassumere gli accordi

Spesso nelle riunioni di team si dice molto di più di quello che rimane in memoria. A nessuno piace fare verbali di riunione, eppure un report molto sintetico servirebbe a evitare sprechi di energie e di tempo e ad aiutare tutti a mantenere il filo.

La fretta (e spesso la voglia di evitare grane) porta a pensare: Bene, se abbiamo capito tutti mettiamoci a lavoro!. Allora molto utile è riassumere gli accordi, dare l’esempio ricordandosi di farlo sempre, e chiedere (a volte anche esplicitamente) ai membri del team di farlo quando possibile.

Cosa significa? Ricapitolare decisioni prese, chi fa cosa e prossimi passi. E significa farlo alla fine del meeting in presenza o a distanza, ma anche successivamente via mail, al termine di colloqui one to one significativi.

Esempio:
Ciao, ricapitolo quanto abbiamo deciso: Marco studia una soluzione, Laura prepara la comunicazione, Giorgio pensa ai materiali e io alla riunione con il cliente. Ci aggiorniamo fra due giorni a quest’ora. Forza!”

Benefici: info chiare a tutti, responsabilità chiare a tutti, memoria di lavoro salvata.

5. Comunicare efficacemente

Beppe Severgnini scrive: “In tutte le forme di comunicazione le parole superflue non sono inutili: sono dannose”.
E noi aggiungiamo che il motivo è che le parole superflue diminuiscono la chiarezza e incrementano l’ambiguità, che è il nemico numero uno della comunicazione.

Cosa avrà voluto dire?
Cosa significa questo termine?
Quale scopo avrà?

E allora per combattere questo nemico è utile sintetizzare e semplificare. Può aiutare ricordarsi di scrivere messaggi brevi (max 12-15 parole a frase), con uno stile diretto andando al cuore, ed evitando formule ambigue.

Ad esempio, posso dire:
Ciao team, dovremmo migliorare le tempistiche per assicurare al cliente il prodotto entro la deadline stabilita.

Oppure, posso dire:
Ciao team, fra una settimana esatta dobbiamo consegnare al cliente e siamo indietro. Da questo momento diventa la priorità numero 1 per tutti. Forza!”

Benefici: incrementare la velocità dei processi produttivi, la chiarezza e il senso di squadra.

6. Incrementare la proattività

Tutti commettono errori, ma pochi hanno il coraggio di ammetterli e correggersi. E il primo a non farlo, purtroppo, spesso è proprio il manager.

Una delle competenze chiave della managerialità è proprio trasformare gli errori in occasioni di apprendimento per il singolo e per il team. Riuscire a fare questo significa evitare di creare un clima “persecutorio”, nemico della proattività. La risposta dei collaboratori al clima persecutorio, infatti, è da una parte del tipo: ditemi quello che devo fare e io lo faccio, dall’altra meglio seguire bene le procedure per evitare grane.

Qualche suggerimento pratico:

• gestire bene i feedback (da dare a voce, in video call o al telefono)
• sottolineare quello che ha funzionato, chiedendo: come migliorare quello che già funziona?, cosa farai diversamente?, cosa smetti di fare?, cosa inizi a fare?.

Agire in questo modo, anziché fare la solita ramanzina, significa incrementare la responsabilità, l’autonomia, la padronanza.

Infine, è sempre utile ricordarsi di dare l’esempio.

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7. Efficienza dei meeting

Scagli la prima pietra chi in occasione di una mail che indice una riunione non pensi:

Cosa dovrà dirci ancora?  Quanto durerà? Cosa si aspetta da noi?

Allora è utile nell’invitation fissare un’agenda. Cosa significa? Poche cose:

• specificare l’oggetto
• fissare i temi
• fissare un tempo per ogni tema.

Esempio:
Ciao a tutti! Fissiamo per dopodomani alle 10.00 la riunione online “Business review: attività in corso”.
Temi e tempi:

• SAL progetti (15min)
• prospect (15min)
• nuovo software (15min).

Benefici: l’ottimizzazione del tempo, l’incremento della focalizzazione, l’incremento della proattività.

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© Foto di Andrea Piacquadio-Pexels